5 minuters läsning
Att släppa in gäster på ett evenemang är en konstform i sig. Hur vi människor rör oss i grupp, när vi bestämmer oss för att dyka upp, eller hur vi förstår och läser av miljöer på helt olika sätt är ju troligen ett ämne man kan doktorera i.
För oss arrangörer är insläppet definitivt ett kritiskt skede i upplevelsen, både för våra förväntansfulla gäster och våra dedikerade funktionärer. I den här artikeln kikar vi på några tips före, under och efter insläppet.
Att beskriva hur man på smidigaste sätt tar sig till entréer eller sin plats, visa transportkartor fram till området, kommunicera öppningstider och förväntad kötid, kan vara sånt som gör upplevelsen på plats betydligt bättre. Kommer gäster med rätt förväntning till insläppet har vi gjort halva jobbet.
Skicka ut insläppsinformation till gäster dagen innan eller som tidigast två dagar innan, när alla är förväntansfulla och mottagliga för information. Om du använder Tickster, så kan du i Manager skicka via SMS eller Maillistor.
Det är mycket att hålla reda på när man öppnar grindarna till evenemanget. Därför är det fint om alla entréfunktionärer är utbildade i den hårdvara och det system ni använder i insläppet.
Det finns många saker att tänka på, som tex att ställa in systemet för att bara kunna scanna dagens biljetter, så går det inte att släppa in fel dag 🙂. När det gäller just Ticksters verktyg finns det flera superduktiga personer som kan hjälpa med utbildningen.
Skapa en infosida för funktionärerna där vanliga frågor, säkerhetsinformation, och kontaktuppgifter finns med. Då har du en enda plats att hålla uppdaterad och kan hänvisa till, vilket undviker missförstånd på plats. Som en egen kunskapsbas för insläppsfunktionärer helt enkelt.
När du designar entrén, tänk då att det lätt blir kö. För vissa evenemang är det inte uppenbart att det kan bli kö, men ofta blir det så när flera olika kompisgäng kommer samtidigt, eller ett fullproppat tåg rullar in. Förutom att bygga entrén så att köer får plats, är det bra att vara förberedd när folkmassor kan komma.
Frågor man kan ställa sig: När och varför blir det kö? Vilka tider kommer tåg och bussar in? Hur spelar vädret in för när gäster dyker upp? Vilken hållpunkt på evenemanget kommer dra mest gäster?
Hur många funktionärer behövs egentligen? Ibland syns horder av uttråkade funktionärer och ibland verkar det vara för få. Ja, en avgörande faktor för att lyckas med insläppet är att ha gjort en rimlig uppskattning på funktionärer och fållor. Dessa två faktorer styr flödet i insläppet mer än det mesta.
Som riktmärke kan vi tänka att 1 funktionär i 1 fålla kan hantera 500 gäster i timmen. Så vid 5 000 gäster behövs alltså 10 funktionärer i 10 fållor om insläppet ska ske på 1 timme
Är du en klubb med 500 gäster kan du med 3 funktionärer och 3 fållor släppa in alla besökare på under 30 minuter. Men det är bara halva sanningen, om visitation och garderob är en del av insläppet får du nästan dubbla tiden.
Är du ett evenemang med 25 000 gäster i kön, måste du räkna med 50 fållor och 50 funktionärer om du vill släppa in under 1 timme. Dubbla personalen och fållorna så halverar du tiden (vid -20 grader ❄️ kan det vara värt att tänka på).
”Öppna gärna en incheckning innan öppningsdagen för att lätta lite på trycket. På plats, där folk bor, eller i anslutning till kollektivtrafik. Många tar gärna möjligheten att vara ute i god tid, vilket underlättar för arrangören.”
Johan Skogsberg, Tickster
Att rekrytera rätt antal funktionärer är en utmaning i sig, sen gäller det att rekrytera för rätt funktioner. Här ser du de funktioner du kan behöva under insläppet:
Person som står utanför, hälsar och informerar ”Ta fram biljetten, har du förköp gå till vänster”
Kunnig i system och hårdvara. Står vid Helpdesk.
Utbildad säkerhetspersonal
Visiterar utefter säkerhetsriktlinjerna
Tar emot och scannar in biljetten
Sätter på armband
Vanlig flaskhals när vinterkläder ska hanteras
Vid mindre evenemang med sådär 100 gäster har ofta en person nästan alla roller, och det kan förstås gå, men vid insläpp större än så bör det vara flera personer för att undvika flaskhalsar, hög stressnivå och otåliga gäster.
”Tänk på att med idéellt arbetande funktionärer så får du räkna med att vissa inte dyker upp. Så enkelt är det. Planera backup.”
Jörgen Olofsson, Tickster
Att lägga lite extra tid på hur insläppsområdet ser ut och känns betalar sig i ett positivt första intryck. Alla har olika förutsättningar för att bygga upp en egen insläppsupplevelse, här kommer några delar som med fördel stärker insläppet.
En helpdesk är en egen avdelning av insläppet, kanske ett tält, där problem hanteras av en dedikerad person. Helpdesken gör att insläppsfunktionärer kan skicka iväg gäster som behöver hjälp, så slipper ni flaskhalsar i fållorna när någon stöter på problem.
Biljettförsäljning på plats är bra för spontana gäster, men se då till att ha detta på en egen yta en bit bort från insläppet för att inte sakta ner alla med förköpta biljetter.
Kläder, prylar och konstverk. Souvenirer är en fin extra inkomstkälla och ett bra sätt att skapa ambassadörer. Planera souvenirområdet direkt efter insläppet så alla gäster passerar, eller ännu hellre går igenom, souvenirerna.
200 meter kvar, toaletter till vänster, förköpta biljetter i fålla 1, 2, 3, Helpdesk här borta. Ja det är många kommande stopp och frågetecken som kan rätas ut med hjälp av stor och tydlig skyltning.
Vi nordbor är ju besatta av väder. Och det är inte så dumt att ha en idé om hur man anpassar insläppsområdet efter olika väder. Spöregnar det? Dela ut ponchos och kaffe till köande gäster. Gassande sol? Skugga och vatten skapar behaglig stämning i kön.
Ibland kan det vara flera tusen gäster uppkopplade på samma mobilmast. Man vill ju inte vara den som med megafon säger ”Kan alla snälla logga ut från Facebook!” 🙂
Vid större evenemang är det kritiskt för funktionärers och gästers upplevelse att insläppssystem är uppkopplade. Att etablera ett eget dedikerat nätverk för insläppsstationerna bör idag vara en given sak för större evenemang, och något som garanterar ett trevligare insläpp.
”När de gjort ett realistiskt estimat för ankomsttider, köer, antalet fållor, tillsatt rätt antal funktionärer, och skapat ett tydligt insläppsområde, så lyckades världscupen på skidor, släppa in 1 700 personer på 15 min.”
Fredrick Berntsson, Tickster
Visst är det mycket som ska på plats för att få till ett bra insläpp, och den här artikeln täcker ju inte in allt. Men genom att lyfta insläppet i vår planering och att prata om en insläppsupplevelse får vi betydligt bättre förutsättningar för att lyckas.
För känslan av en alldeles för långsam kö på affären eller otydlig skyltning på tågstationen är något vi alla antagligen kan relatera till.
När nu alla gäster är insläppta är det läge att analysera och förbättra insläppet inför nästa evenemang. När kom det flest gäster? Hur många passerade varje timme? Titta på statistiken, lyssna på insläppsfunktionärerna. En bra början är att logga in i Manager där du har alla möjligheter till nya insikter.
Det här var några saker värt att tänka på när ni släpper in. Har ni fler idéer? Hör gärna av er så kompletterar vi artikeln med dina tips!
Nyfiken på Tickster? Använd formuläret här nedan: